Un forum dédié à la dématérialisation
La dématérialisation se développe en parallèle avec l’avènement du numérique, de l’e-commerce et de l’e-shopping. Les entreprises se détachent peu à peu des systèmes de gestion fastidieuse des transactions, contrat de vente, signature des documents et des dossiers administratifs.
Commerce électronique : pourquoi adopter
le zéro papier ?
Dématérialiser et automatiser vos processus commerciaux, administratifs et structures informatiques simplifie le travail des équipes internes au sein de votre entreprise. Peu importe la taille de la structure ou encore le secteur d’activités, passer le cap de la dématérialisation permet de réduire ses coûts de production, de fiabiliser l’ensemble de ses données, de simplifier l’accès aux différentes informations et de libérer ses espaces de travail. En optant pour le « zéro papier », vous faites un pas vers le changement et le développement de votre image de marque.
Signer des bons de commande à distance devient possible grâce à la dématérialisation.
Réduire les coûts
Optimiser le budget mensuel, trimestriel, annuel de l’entreprise.
Rendre fiable ses données
Augmenter le niveau de sécurité des données et clauses de contrat.
Pouvoir modifier à distance
Les données dématérialisées sont sécurisées et faciles d’accès.
Libérer les espaces de travail
Favoriser les échanges entre les membres de l’équipe et salariés.
Les clés de base de la dématérialisation !
Les logiciels GED ou Gestion Electronique de Documents sont l’essence même de la dématérialisation. Ils servent à stocker et classer les documents numériques d’une structure d’activité. Dès lors, l’équipe en interne peut facilement les consulter, les modifier et les partager.
Contrat de vente, centre de location ou encore document en ligne, dématérialiser ses documents revient à choisir des systèmes d’archivage 2.0 pour ses processus commerciaux.
E-signature standard : dématérialiser ses signatures
Signer des documents comptables, signer des documents juridiques, signer des actes notariés, signer des devis et bien d’autres, la tendance est maintenant à la signature électronique. Avec une signature électronique Universign, vous pouvez signer un PDF ou encore signer un fichier Word en quelques secondes.
Signer des factures en ligne simplifie le travail de ses équipes et répond aux obligations de la protection du e-consommateur.
La e-signature simple (SES)
Mode de signature courant sans identification profonde du signataire.
La e-signature avancée (SEA)
Signature électronique infalsifiable, associé à l’identité du signataire.
La e-signature qualifiée (SEQ)
Signature électronique irrévocable soumise à un certificat qualifié.
Questions de sécurité en
dématérialisation
Dématérialiser ses données : quels sont les risques ?
La dématérialisation présente toutefois quelques risques notables : perte de données, failles du système informatique, dysfonctionnement et piratage informatique. Ces problèmes peuvent quand même être contournés en ayant recours à des logiciels de e-signature hautement sécurisés.
Signer en ligne : pour quel type de documents ?
Une signature électronique inaltérable peut s’appliquer sur tout type de documents administratifs, commerciaux et marketing. Signer des compromis de vente et achat en ligne est chose courante.
Facture électronique
Authentifier ses factures et bons de commande avec l’e-signature.
Contrat de travail
Signer des contrats en ligne après l’embauche des salariés.
Compromis de vente
Simplifier la procédure de signature suite à un compromis commercial.
Zoom sur le certificat
électronique
Pour sécuriser des transactions, des compromis de vente ou encore des documents dématérialisés, les entreprises se servent d’un certificat électronique. Considéré comme étant une carte d’identité numérique, il simplifie l’identification et l’authentification d’une personne physique/morale ou encore d’échanges chiffrées entre deux ou plusieurs entités partenaires. Il peut bien se clore avec une signature électronique non réutilisable.
Normes et référentiels
de la dématérialisation
Le règlement eIDAS
Règlement appliqué aux services de confiance et identification électronique.
La norme de traçabilité
Les exigences fondamentales pour fiabiliser ses données dématérialisées.
Les coffres-forts
Archivage, indexation et sécurisation de ses diverses données numériques.