Utilisez-vous des signatures manuscrites traditionnelles avec vos clients et souhaitez-vous savoir si les signatures électroniques peuvent vous apporter plus d'avantages? Procédé encore mystérieux pour de nombreuses personnes, la signature électronique permet à une personne identifiée d'approuver le contenu d'un document numérique en y joignant son accord. Alors comment choisir ?
La signature électronique vis-à-vis de la signature manuscrite du point de vue technique
La signature manuscrite n’est plus à décrire. Elle a été utilisée depuis longtemps. Elle est toujours apposée en bas d’un dossier ou d’un document en papier. Parfois, les mots « lu et approuvé » doivent être ajoutés sur chaque page du contrat, et les initiales sont rarement ajoutées sur chaque page d’un document ou contrat, comme dans le cas d’un contrat de vente immobilière. Mais il est à noter que les signatures manuscrites peuvent être falsifiés. Pour sa part, la signature électronique utilise un technique bien avancée qui est la technique cryptographique. Elle se fonctionne à l’aide d’un certificat numérique. Ainsi, les documents signés électroniquement bénéficient de la meilleure protection: ils ne sont pas modifiables. En d'autres termes, toute modification de données sera détectée et signalée immédiatement. Veuillez noter que la signature scannée et collée sur le document numérique n'est pas une signature électronique et ne présente aucun avantage. Elle n'a aucune valeur probante et n’atteste en aucune façon l'intégrité des données.
La valeur juridique et financière des deux signatures
Lorsqu'une signature électronique répond aux exigences de la réglementation européenne eIDAS, elle a la même valeur juridique qu'une signature papier. La valeur probante des documents signés numériquement vous permet de défendre vos droits devant les tribunaux sous certaines conditions. Faire signer des documents papier par les clients nécessite des coûts plus ou moins visibles. Bien sûr, il y a aussi les frais d'impression et d'expédition, mais ce n'est pas tout. Le temps consacré au traitement des salariés mobilisés: préparation des documents, vérification manuelle des données et des documents, etc. De plus, les archives papier nécessitent beaucoup d'espace, leur coût est donc beaucoup plus élevé que les archives électroniques.
Pourquoi la signature électronique est de plus en plus prisée ?
La confiance favorise la communication et les transactions. Dans le contexte actuel de dématérialisation croissante, il est nécessaire de s'appuyer sur des méthodes certifiant l'intégrité des contenus, l’identité et la traçabilité des personnes qui sont concernées. C'est pourquoi les signatures électroniques sont de plus en plus prisées par les professionnels afin de signer des documents ou des contrats. Elles améliorent la transparence des échanges en ligne et renforcent la confiance entre les entreprises (et les gouvernements) et les clients et probablement avec des tiers. C'est pourquoi l'Europe a accéléré le développement de cette nouvelle solution à travers la réglementation eIDAS (identification électronique et services de confiance).